مزیت ویدئو کنفرانس
ویدئو کنفرانس زمانی فقط توسط شرکتهای بزرگ مورد استفاده قرار میگرفت، اما امروزه به یک روش متداول در جهت برقراری ارتباط و همکاری برای سازمان های متفاوت از ابعاد بزرگ و کوچک با ماهیت سازمانی متفاوت تبدیل شده است. شرکتهایی که در زمینه های کاملا متفاوت فعالیت میکنند این روز ها متوجه جایگاه و مزیت ویدئو کنفرانس در برقراری ارتباطات شده اند. از جمله شرکتهای استفاده کننده ویدئو کنفرانس شرکتهای آموزشی، طبی، پزشکی و داروسازی، شرکتهای مالی، بانکها، شرکتهای بیمه ای، سازمان های نظامی، شرکتهای ارائه دهنده انواع تکنولوژی های روز و … هستند. همانطور که مشخص است تنوع استفاده کنندگان از ویدئو کنفرانس بسیار زیاد است و هر کدام با نیاز متفاوت از یک فناوری یعنی ویدئو کنفرانس استفاده میکنند.
استفاده از ویدئو کنفرانس از دیدگاه های مختلف دارای مزایای محسوس و نامحسوس است، در این مطلب شوکا (شبکه ویدئو کنفرانس ایران) سعی دارد تا به معرفی ویدئو کنفرانس و مزایای استفاده از تکنولوژی ویدئو کنفرانس بپردازد تا زمینه مناسب برای تصمیم گیری هوشمندانه در مورد استفاده از مزیت ویدئو کنفرانس فراهم شود.
ویدئو کنفرانس چیست؟
کنفرانس ویدئویی با کمک مجموعه ای از فناوری های ارتباطی به انجام یک دیدار ویدئویی منجر میشود. کنفرانس ویدئویی این امکان را فراهم میکند که دو یا چند نفر به صورت همزمان از موقعیت های مکانی متفاوت از نظر جغرافیایی بتوانند به صورت صوتی و تصویری همزمان مکالمه داشته باشند این فاصله مکانی از یک طبقه ساختمان تا دو نقطه متفاوت در کره زمین متغیر است.
شما به راحتی میتوانید یک کنفرانس ویدئویی زنده را به کمک یک نرم افزار قوی مانند ویدئو کنفرانس شوکا مدیریت کنید.
مزایای استفاده از ویدئو کنفرانس
در ادامه به توضیح برخی مزایای محسوس و مزایای نامرئی استفاده از ویدئو کنفرانس میپردازیم.
مزیت ویدئو کنفرانس در جهت افزایش بهره وری و کارایی
اولین موردی که در زمان استفاده از ویدئو کنفرانس کاملا مشهود و شفاف است شکستن مرزهای جغرافیایی و صرفه جویی در زمان برای برقراری ارتباط بین همکاران، مشتریان، هم تیمی ها و … در هر زمان و هر مکان است، به این ترتیب جلسات بسیار کارآمد تر و کوتاه تر خواهند بود چرا که زمان کمتری صرف انجام تشریفات برگزاری جلسات، مقدمات لازم جهت بررسی افراد حاضر در جلسه و سایر مراحل زمان بر خواهد شد، افراد در جلسات ویدئو کنفرانس تمرکز بیشتری دارند و موضوعات مورد بحث با دقت بیشتری پیگیری میشوند.
مزیت ویدئو کنفرانس در جهت افزایش انعطاف پذیری
یکی از مزایای استفاده از ویدئو کنفرانس این است که افراد انعطاف پذیری بیشتری برای حضور در جلسات دارند و همچنین در طول جلسه هوشیارانه تر عمل میکنند. هیچ دلیلی از جمله، ماموریت های از پیش تعیین نشده، دیر رسیدن به جلسه، پیچیدگی های کاری از پیش تعیین نشده هیچ کدام مانع از برگزاری جلسات نمیشوند در بسیاری از مواقع مشاهده شده که به دلایل از پیش تعیین نشده امکان حضور یکی از افراد کلیدی در جلسه فراهم نمیشود و ناچارا جلسه به روز دیگری موکول میشود و یا نتیجه جلسه نتیجه با کیفیتی نخواهد بود در صورتیکه جلسات به صورت تصویری و از طریق فناوری ویدئو کنفرانس برگزار شود افراد انعطاف پذیری بیشتری برای حضور یافتن در جلسات خواهند داشت، و به راحتی میتوانند با کمک لپ تاپ یا حتی تلفن همراه خود در جلسه حضور یابند و در نتیجه غیبت هیچ کدام از اعضا منجر به لغو جلسه نخواهد شد.
مزیت ویدئو کنفرانس در جهت برقراری ارتباطات موثرتر
این مزیت ویدئو کنفرانس از مزایای نامرئی آن است، تحقیقات نشان میدهند که ارتباط ویدئویی در مقایسه با تماس صوتی منجر به برقراری ارتباط موثرتری میشود، افراد زمانی که به صورت ویدئویی با هم صحبت میکنند نتایج بهتری میگیرند همچنین در تماس های صوتی امکان تشخیص احساسات واقعی و مشاهده زبان بدن افراد امکان پذیر نیست در صورتیکه ویدئو کنفرانس این اماکن را فراهم میکند تا افراد با دیدن واکنش های یکدیگر بتوانند تاثیر بهتری روی یکدیگر بگذارند.
مزیت ویدئو کنفرانس در جهت کنترل کار ها از راه دور
علاوه بر جلسات کاری و آموزش کارمندان استفاده از ویدئو کنفرانس برای آموزش مشتریان، انجام مصاحبه های کاری نیز کارساز و کارآمد است، در بسیاری از مواقع برگزاری مصاحبه کاری از نزدیک منجر به صرف وقت میشود که با برگزاری مصاحبه های ویدئویی میتوان این موضوع را به راحتی کنترل کرد، چه بسا نتیجه حاصل از برگزاری مصاحبه های آنلاین ثمر بخش تر از مصاحبه به روش سنتی است.
مزیت ویدئو کنفرانس برای صرفه جویی در زمان و پول
با استفاده از ویدئو کنفرانس میتوان بسیاری از هزینه های جاری مانند هزینه سفر های تجاری، هزینه مراجعه به کارکنان برای آموزش را به صورت چشمگیری کاهش داد و مدیریت نمود، با استفاده از ویدئو کنفرانس زمان کمتری برای آموزش و برگزاری جلسات صرف میشود.
جمع بندی نهایی
ویدئو کنفرانس وسیله ارتباطی موثر برای برقراری ارتباط در آن واحد بین دو یا چند نفر است که بدون در نظر گرفتن فاصله ها است، مزیت اصلی ویدئو کنفرانس در واقع کمک به برقراری ارتباطات سازنده تر و راحت تر با صرف هزینه های کمتر و در کمترین زمان ممکن است. که در نهایت منجر به برگزاری جلسات با بهره وری بالاتر خواهد شد.